Profesiniame gyvenime, ypač šiame technologijų amžiuje, kuriame gyvename, labai dažnai tenka rašyti verslo el. Laišką nepažįstamam asmeniui. Kad ir kaip gėdingai tai gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio, tai yra darbo dalis ir labai įprasta. Jei abejojate, kaip elgtis toliau, yra keletas etiketo taisyklių, kurių galite laikytis kurdami el. Laišką nežinomam asmeniui.
žingsniai
1 dalis iš 3: El. Laiško rašymo pradžia
Žingsnis 1. Paieška
Prieš rašydami laišką nepažįstamam asmeniui, turite atlikti keletą dalykų. Norėdami pradėti, peržiūrėkite įmonės, kurioje asmuo dirba, svetainę.
- Jei vis dar nežinote asmens el. Pašto adreso, ieškokite įmonės svetainėje. Jei šios informacijos nėra sąraše, turėsite rasti kitą būdą gauti jo el. Pašto adresą. Alternatyva yra paskambinti įmonei ir paprašyti asmens el. Pašto adreso.
- Norite susisiekti su užklausa? Atkreipkite dėmesį, jei svetainėje pateiktoje informacijoje dar nėra atsakymo į klausimą. Dažnai duomenys yra paruošti ir prieinami konsultacijai, tereikia ieškoti.
- Patikrinkite, ar siunčiate pranešimą tinkamam asmeniui. Daugelis žmonių pradeda el. Laišką rašydami tokius dalykus kaip: „Nesu tikras, kad esate tinkamas žmogus atsakyti į mano klausimą, bet …“. Be jūsų profesionalumo stokos, toks požiūris tampa nepagarbus, nes švaistote kažkieno laiką. Jei nežinote, kam jį siųsti, palaukite patvirtinimo.
Žingsnis 2. Įdėkite aprašomąjį pavadinimą
Eilutėje, kurioje rašote temą, svarbu įvesti priežastį, dėl kurios siunčiate pranešimą. Dažniausiai, ypač kai žmogus per dieną gauna šimtus el. Laiškų, nepažįstamų žmonių siunčiami pranešimai ištrinami arba ignoruojami. Aiškus aprašymas temos lauke sumažina tikimybę, kad jūsų el.
- Keliais žodžiais paaiškinkite pranešimo turinį. Naudokite kuo daugiau detalių keturiais ar penkiais žodžiais. Pavyzdžiui, „Susitikimas 10:00 naujoje kompiuterinėje sistemoje“yra geresnis nei bendras pavadinimas, pvz., „Ryto susitikimas“.
- „Labas“arba „Labas“yra labai neaiškūs dalykai ir dažnai vertinami kaip šlamštas, be to, kad juos lengva išmesti.
- Naudokite profesionalią el. Pašto paskyrą, nes jūsų el. Pašto adresas bus matomas šalia temos. Pirmenybę teikite paskyrai savo tikruoju vardu, o ne veikėjo vardu ar kažkuo, kas susiję su hobiu. Verslo paskyroms idealiai tinka jūsų vardas ir pavardė (arba dažniausiai naudojama).
- Niekada nerašykite el. Laiško temos didžiosiomis raidėmis, net jei tai skubu. Didžiosios raidės, kalbant internetu, reiškia, kad šaukiate, ir tai galima interpretuoti kaip priešišką bendravimą.
Žingsnis 3. Apsvarstykite, kaip geriausia kreiptis į gavėją
Ši dalis gali būti sudėtinga siunčiant pranešimą nepažįstamam asmeniui, nes jūs nežinote, kaip jie mėgsta būti vadinami. Laimei, yra keletas etiketo taisyklių, į kurias turėtumėte atsižvelgti šiais atvejais.
- Jei nežinote gavėjo vardo, venkite tokių procedūrų kaip „Kam tai gali būti įdomu“ar kažko labai oficialaus, pvz., „Gerbiamasis pone/ponia“. Kita vertus, taip pat protinga vengti pernelyg atsitiktinio tono profesionaliam pranešimui, pvz., „Labas“arba „Kas nutiko?“. Jei abejojate, naudokite „Gerbiamasis Pone/Ponia“.
- Įsitikinkite, kad asmens vardas parašytas teisingai. Lengva padaryti klaidų keičiant kelias raides, ypač kai tai sudėtingesnis pavadinimas.
- Naudokite „Mr. ir "ponia". Po to nurodomas gavėjo vardas. Pavyzdžiui, jei jo vardas yra Joaquim dos Santos, pradėkite pranešimą „Gerbiamas pone Joaquim“.
- Jei nežinote savo amžiaus ar šeimyninės padėties, jei esate moteris, venkite naudoti „Mis“. įžangoje. Profesionaliems el. Laiškams geriausia naudoti „Mrs.“Arba tiesiog „brangusis“.
- Daktaro laipsnio praktikui labiausiai tinka vadintis „dr.“Arba "Dr."
Žingsnis 4. Nustatykite save
Siųsdami verslo el. Laišką atminkite, kad atstovaujate įmonei, kurioje dirbate. Todėl labai svarbu, kad jau pirmame sakinyje identifikuotumėte save ir pasakytumėte, kur dirbate. Jūsų el. Laiškas gali prasidėti taip: „Gerb. Ponia Karolina, mano vardas João Dantas ir aš dirbu„ Wilson Tecnologia “rinkodaros skyriuje“.
2 dalis iš 3: El. Laiško sudarymas
1 žingsnis. Būkite trumpas ir esminis
Kai galite būti glaustas ir tiesioginis, gavėjui pateikiate profesionalų ir teigiamą įvaizdį. Šis tvirtumas paprastai matomas geromis akimis, o tai padidina tikimybę, kad į jūsų el. Laišką bus atsakyta daug judriau ir panašiai mandagiai.
- Nustačius save, kitas žingsnis - paaiškinti el. Laiško paskirtį. Ši dalis taip pat turėtų būti įtikinama ir parašyta dviem sakiniais.
- Naudokite teigiamą toną. Net jei tai skundas ar rimtesnis reikalas, būkite malonus ir mandagus. Nenaudokite blogų žodžių nurodydami gavėją ir nekalbėkite blogai apie viršininkus, darbuotojus ar kitas įmones.
- Laiške identifikuodami nepamirškite nurodyti savo vardo ir užimamų pareigų. Jei siunčiate pranešimą visos komandos ar skyriaus vardu, įtraukite šią informaciją.
2 žingsnis. Būkite aiškūs
Profesionalus el. Laiškas turi būti lengvai suprantamas, todėl reikia naudoti aiškius žodžius, kurie neleidžia jų aiškinti dvigubai.
- Naudokite aktyvų balsą. Užuot sakę, pavyzdžiui, „Dokumentą atsiuntė mano viršininkas Jaime Pereira“, pasakykite „Mano viršininkas Jaime Pereira atsiuntė dokumentą“.
- Venkite žargono ir techninių terminų, net jei jie dažniausiai naudojami jūsų įmonėje. Bendraudami su žmogumi, kuris nepriklauso jūsų profesiniams santykiams, pirmenybę teikite dažniau naudojamoms frazėms ir terminams.
- Naudokite trumpus sakinius. Jei įmanoma, pašalinkite jungtukus ir venkite labai ilgų sakinių. Vietoj „Mes negavome atsiliepimų apie dokumentą ir norėtume stebėti situaciją, kad išsiaiškintume, ar supratote perduotą informaciją“, rinkitės „Mes negavome atsiliepimų apie pateiktą dokumentą. Ar jums reikia informacijos, kuri nebuvo aiškiai nurodyta? “.
- Būtina teisingai rašyti portugalų kalbą, tinkamai naudotis gramatika, rašyba ir skyryba. Prieš siųsdami pranešimą, peržiūrėkite savo tekstą.
Žingsnis 3. Žinokite, ko vengti
Kai kurios etiketo taisyklės nustato, ką galima ir ko negalima perduoti el. Štai keletas patarimų:
- Pridedant failą nėra jokių problemų, jei jis buvo iš anksto suderintas su asmeniu arba yra pradinio pristatymo dalis.
- Venkite pridėti labai sunkių failų. Jei šis dokumentas yra būtinas, iš anksto nusiųskite kitą el. Laišką, pranešdami, kas bus išsiųsta toliau.
- Nenaudokite prenumeratos su per daug informacijos. Jūsų paraše turi būti vardas, pavardė ir skyrius, el. Pašto adresas, fizinis adresas ir telefono numeris.
- Negalima pridėti fono paveikslėlio. El. Paštas ne tik apsunkina pranešimą, bet ir daro mažiau profesionalų įspūdį.
3 iš 3 dalis: el. Laiško užbaigimas
1 žingsnis. Perduokite atsakymo instrukcijas
Pasibaigus kontaktui, mandagiai pasiūlykite instrukcijas, kaip gavėjas gali atsakyti.
- Nustatykite konkretų laiką. „Būčiau dėkingas, jei rytoj dienos pabaigoje galėtumėte su manimi susisiekti“- tai prašymo, kurį reikia pateikti, pavyzdys.
- Jei reikia, įtraukite savo kontaktinę informaciją. Tiesiog pasakykite „Nesivaržykite atsakyti į šį el. Laišką“arba paprašykite atsiliepimo telefonu ir įtraukite savo numerį.
- Paaiškinkite, ko norite. Nesakykite tik „laukiu jūsų sugrįžimo“, o rinkitės ką nors konkretesnio, pavyzdžiui, „laukiu jūsų sugrįžtant, kad galėtume nustatyti naujos sistemos perėjimo datą“.
2 žingsnis. Pasirinkite tinkamą atsisveikinimą
Prieš pasirašant, svarbu mandagiai ir tinkamai nutraukti el. Laišką.
- Venkite neoficialių sveikinimų, tokių kaip „Apkabinimai“ar „Bučinys“. Laikydamiesi tos pačios minties, neįtraukite šypsenėlių.
- Įmonės el. Laiške geriausia baigti žodžiais „Nuoširdžiai“arba „Nuoširdžiai“, kurie yra gražūs atsisveikinimai ir nekenkia profesionalumui. „Su geriausiais linkėjimais“seka tuo pačiu tonu.
- Taip pat tinka „ačiū“ir „ačiū už dėmesį“, tačiau jų reikėtų vengti, jei el. Laiške neprašote konkrečios užduoties.
Žingsnis 3. Tolesni veiksmai
Įmonių pasaulio žmonės yra labai užsiėmę ir gali būti, kad jie pamiršta savo el. Pašto adresą tarp daugelio kitų. Jei negaunate atsakymo, siųskite kitą žinutę, bet persiųskite ankstesnę.
- Atsiliepimų trūkumas gali būti netyčia. Net įmanoma, kad el. Laiškas pateko į asmens šlamšto dėžutę.
- Būkite mandagūs siųsdami kitą el. Pasakykite kažką panašaus į „manau, kad esate gana užsiėmęs. Aš tik norėjau patvirtinti, kad gavote el. Laišką, kurį jums atsiuntiau anksčiau“, ir paminėkite pradinio pranešimo temą.